Iedere ondernemer heeft er weleens mee te maken gehad; een klant die niet op tijd betaalt. Dat is vervelend, vooral als je bij iedere facturatieronde achter je geld aan moet. Gelukkig geeft het recht je enkele mogelijkheden om wanbetalers aan te pakken. Je hebt bij klanten die niet binnen de betalingstermijn betalen namelijk recht op vertragingsrente en incassokosten, als compensatie voor de tijd en moeite die het je heeft gekost om achter jouw betaling aan te gaan.
Betalingstermijn verstreken? Aanspraak maken op incassokosten en vertragingsrente
Het is vanzelfsprekend dat je pas aanspraak kunt maken op de incassokosten en vertragingsrente als jouw klant ook daadwerkelijk verplicht is om te betalen (in juridische termen spreekt men over “als de vordering opeisbaar is”). Is de betalingstermijn van een factuur bijvoorbeeld 14 dagen, dan is het niet gepast om 7 dagen na de factuurdatum al een incasso te starten. Een uitzondering hierop is als de klant aangeeft de factuur niet te zullen betalen (artikel 6:83 sub c BW). In dat geval kun je direct een incassotraject starten.
De hoofdregel is dus dat je het incassotraject pas inzet, en de vergoeding voor de extra kosten vraagt, nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Helaas is dit niet altijd mogelijk. Dat is afhankelijk van de vraag of er een betalingstermijn is afgesproken in de overeenkomst.
Is het noemen van een betalingstermijn voldoende?
Veel ondernemers hebben op hun factuur een betalingstermijn staan. Dat is goed en wel, maar in juridische zin is dat onvoldoende om te spreken van een “fatale” betalingstermijn; een termijn waarna de vordering direct opeisbaar is en na de verstrijking daarvan incassokosten en wettelijke rente verschuldigd zijn. Als de betalingstermijn alleen op de factuur is genoemd, dan is het noodzakelijk om na die termijn nogmaals een brief te sturen, waarin je aanspraak maakt op de betaling en nogmaals een redelijke termijn voor betaling stelt (de zogenaamde “ingebrekestelling”). Pas na deze tweede termijn kun je aanspraak maken op kosten en vertragingsrente.
Opname betalingstermijn in overeenkomst en/of in algemene voorwaarden
Om deze tweede termijn te voorkomen, is het noodzakelijk om de betalingstermijn af te spreken voordat je een factuur stuurt. Die afspraak kun je maken in jouw klantovereenkomst, of, nog beter, in jouw algemene voorwaarden (die vervolgens wel op de klantovereenkomst van toepassing moeten worden verklaard). Je kunt bijvoorbeeld een zin opnemen als: “Voor alle facturen geldt een betalingstermijn van 14 dagen. Deze termijn geldt als fatale termijn.”, of iets in die strekking. In dat geval is de klant bij voorbaat op de hoogte van de betalingstermijn, zodat deze direct als “fatale” termijn in de zin van de wet kan gelden, en je direct na het verstrijken van deze termijn tot incasso over kunt gaan.
Diverse cliënten van facily LAW hebben hun algemene voorwaarden laten opstellen, of hun bestaande algemene voorwaarden laten checken door onze juristen. Regelmatig is door ons opgemerkt dat bij bestaande algemene voorwaarden die “fatale” termijn niet genoemd staat. Het kan dus van belang zijn om je algemene voorwaarden nog eens even goed te laten nakijken op juridische onvolkomenheden.
Wil je ook weten of jij op de juiste wijze een betalingstermijn hanteert? Of wil jij je contracten of algemene voorwaarden eens laten onderzoeken op meer van dit soort handigheden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.